Ao longo da história, os seres humanos sempre procuraram maneiras de simplificar as tarefas do dia a dia. Da invenção da roda ao carro e ao primeiro computador, a necessidade da humanidade de aumentar a produtividade e economizar tempo permaneceu consistente.

Com a invenção de tecnologias e sistemas de software mais modernos, o acesso à informação é ilimitado e a conclusão de uma tarefa exige pouco ou nenhum trabalho cerebral. O GPS substituiu mapas e bússolas, o Google substituiu a pesquisa em bibliotecas e os e-mails substituíram as letras.

As soluções de negócios também são usadas pelas organizações para automatizar tarefas, otimizar fluxos de trabalho e minimizar erros humanos. Em uma economia globalizada e competitiva, a automação é a chave para o sucesso de uma organização.
Embora os investimentos em automação possam ser caros, os benefícios derivados não podem ser exagerados.

Leia adiante para obter uma visão geral da automação de negócios e seus benefícios.

O que é Automação Empresarial?

A automação de negócios é o uso da tecnologia por uma organização para realizar atividades e tarefas cíclicas no lugar do esforço manual. Ele utiliza o gerenciamento de processos de negócios (BPM) e o gerenciamento de regras de negócios (BRM) para atender às crescentes demandas dos consumidores. Esses termos são mais claramente definidos como

  • BPM – Metodologia utilizada diante do desafio de mudar a forma de olhar e controlar os processos.
  • BRM – Um sistema de tecnologia que define, monitora e automatiza as várias políticas e requisitos em vários processos e aplicativos.

A automação de negócios encaminha os dados para a pessoa certa na hora certa usando um conjunto de regras definidas. Ele pode permitir que as empresas otimizem os processos de contratação, contas a pagar e gerenciem contratos. Ao remover o potencial de erro humano que vem de processos manuais, as organizações podem economizar dinheiro, padronizar as melhores práticas e melhorar a eficiência.

Automação nos negócios hoje

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As organizações costumavam usar BPM ou BRM para automatizar processos específicos e economizar dinheiro.

Devido à evolução das demandas do mercado, necessidades dos consumidores e avanços na tecnologia, utilizar uma estratégia abrangente de automação de negócios é mais eficaz do que implementar BPM ou BRM.

Os líderes empresariais e a TI precisam colaborar para atender às demandas do mercado no clima atual. Com o passar do tempo, as empresas estão focadas no desenvolvimento de novas estratégias que automatizam toda a organização, em vez de simplesmente simplificar e automatizar alguns processos de negócios dentro da organização.

Como resultado, os gerentes de automação de negócios estão procurando desenvolver aplicativos ágeis e orientados por processos que acomodem rapidamente as necessidades do usuário.

As vantagens da automação comercial

As organizações estão constantemente procurando encontrar maneiras de concluir mais tarefas em um período de tempo mais curto. A ineficiência custa dinheiro, aumenta os custos e leva a uma diminuição no moral dos funcionários.

A globalização e a evolução das demandas dos consumidores tornaram mais difícil para as empresas menores competirem, principalmente se elas não utilizarem a tecnologia para maximizar a eficiência. Por esses motivos, a automação de negócios não é apenas uma opção para organizações que desejam ter sucesso – é um requisito.

Os benefícios da automação comercial incluem-

1. Elimine o Papel

A digitalização de um documento em papel permite que as organizações tenham um registro permanente de todas as informações relacionadas à empresa. Armazenar e armazenar documentos pode ser caro, principalmente para aquelas organizações que têm uma grande quantidade de papelada (escritórios de advocacia, unidades de saúde, etc.).

Digitalizar o papel economiza dinheiro, promove a sustentabilidade e protege a empresa de danos. As trilhas de auditoria são armazenadas, as interações com o cliente são mantidas e as informações podem ser acessadas à vontade por indivíduos autorizados.

2. Liberar Talentos para Tarefas Importantes

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Muitas vezes, as organizações desperdiçam seus melhores talentos porque precisam desses indivíduos para processos manuais. A automação permite que a tecnologia conclua tarefas e processos repetitivos, permitindo que os funcionários trabalhem em atividades mais importantes.

Também pode economizar muito tempo para unidades de negócios, como o departamento de RH, que costumava passar horas calculando o pagamento de horas extras e verificando planilhas de horas. Em vez disso, a organização pode maximizar a produtividade e gerar receita, permitindo que cada departamento se concentre em metas de negócios mais importantes.

3. Aumente a visibilidade

Para automatizar, os usuários precisam configurar todos os aspectos de cada processo de negócios no sistema de tecnologia escolhido. A marcação permite que os proprietários de empresas obtenham maior visibilidade de todos os processos que ocorrem na organização.

Maior visibilidade permite que as partes interessadas tomem melhores decisões com base nas informações mais recentes em tempo real. Isso aumentará a produtividade, maximizará a eficiência e ajudará a organização a gerar mais lucro.

4. Melhore a previsão

Antes da automação, as organizações precisavam usar adivinhações para prever resultados futuros porque não havia mão de obra e recursos suficientes para fazer projeções precisas. Agora, a automação de negócios fornece as ferramentas necessárias para acompanhar todos os processos em todos os momentos.

A automação permite que as soluções de software usem dados históricos para fazer estimativas e previsões futuras. Isso ajudará a economizar dinheiro, pois as decisões financeiras podem ser tomadas com base em previsões e dados mais precisos.

5. Identifique ineficiências

A automação permite que os líderes empresariais usem dados em tempo real para identificar ineficiências e encontrar áreas de desperdício. As organizações podem usar essas informações para redirecionar recursos, realocar funcionários para funções melhores e diminuir gastos desnecessários.

6. Gerar novas vendas

A automação aumenta a capacidade de gerar vendas de maneiras que antes não eram possíveis. Por exemplo, o eBay é uma plataforma automatizada que conecta compradores e vendedores de todo o mundo. Essa capacidade recém-descoberta de iniciar as vendas em um plano superior pode abrir novas oportunidades, gerar mais riqueza e atrair novos clientes.

7. Fique aberto por mais horas

A tecnologia não exige folgas, pausas ou férias. Não se cansa à noite nem precisa de ir ao banheiro às 10 da manhã todos os dias.

A automação de negócios permite que as organizações ganhem dinheiro a qualquer momento, em qualquer local, em qualquer capacidade. Felizmente, não há muita necessidade de uma pessoa estar presente enquanto isso está acontecendo. As configurações podem ser configuradas para permitir que compradores e vendedores se conectem com a necessidade mínima de um monitor humano.

As desvantagens da automação comercial

Claro, mudar de processos manuais para automação não vem sem desafios e desvantagens . Muitas empresas menores têm mais dificuldade em justificar a mudança, pois têm menos papelada e estão acostumadas a executar tarefas manualmente.

Outras empresas podem não ver o propósito de mudar para a automação, pois estão gerando lucro, têm uma força de trabalho de conteúdo e experimentam altos níveis de satisfação do cliente. Eles também veem as desvantagens da automação de negócios, incluindo-

1. Grande investimento

Mudar de um sistema manual para um automatizado pode ser caro, dependendo do tipo de solução de software escolhida. Os custos iniciais variam de preço dependendo do tipo de recursos necessários para gerenciar a organização.

Além disso, manter e implementar o sistema pode ser mais caro do que usar um sistema manual. No entanto, os benefícios de economia de custos do uso de um sistema automatizado geralmente superam o investimento.

2. Perda de flexibilidade

A tecnologia é limitada a uma certa gama de tarefas que dependem de como o(s) sistema(s) foi(m) programado(s). As pessoas podem pensar fora da caixa e usar a criatividade para resolver problemas e se ajustar a uma interrupção.

Há uma razão pela qual as pessoas preferem falar com uma pessoa em vez de uma máquina push-to-talk ao ligar para a linha de atendimento ao cliente de uma organização. As pessoas podem entender complexidades, nuances e circunstâncias fora do comum. As máquinas geralmente só podem entender grandes conceitos e executar ações específicas que foram atribuídas a elas.

3. Elimina Trabalhos

Uma das maiores crises que este país enfrenta é o deslocamento de trabalhadores devido à automação. A automatização de processos de negócios pode eliminar funções que exigem tarefas repetitivas. Por outro lado, à medida que a necessidade de automação aumenta, haverá um aumento na necessidade de mão de obra para monitorar e gerar essas tecnologias.

O que é Automação de Processos de Negócios?

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A automação de processos de negócios ocorre quando uma organização cria um conjunto de estratégias que usam a tecnologia para agilizar os fluxos de trabalho. Ao contrário da automação de negócios, a automação de processos de negócios refere-se às estratégias exatas necessárias para garantir que a automação seja bem-sucedida. Existem quatro estratégias principais de automação, incluindo-

  • Automação Básica – Um sistema de tecnologia que armazena informações sobre os trabalhos simples dentro de uma empresa.
  • Automação de Processos – Software e aplicativos usados ​​para registrar e monitorar as atividades de negócios para transparência e autenticidade.
  • Automação de Integração – Permite que as máquinas observem o comportamento humano e imitem essas ações para realizar processos.
  • Inteligência Artificial – A inteligência artificial decide o que fazer com os dados com base em informações e padrões históricos.

A automação de processos de negócios envolve uma rede complexa de sistemas de software integrados, como interações com clientes, análise de dados ou finanças. Ao liberar talentos, a automação de processos de negócios pode reduzir os custos de uma organização em até 90%.

Ele pode ajudar a minimizar a necessidade de os trabalhadores completarem tarefas repetitivas, aumentar o acesso às informações, melhorar a comunicação e aumentar a colaboração. Por esses motivos, muitas organizações estão implementando o BPA.

Os benefícios da automação de processos de negócios

A automação de processos de negócios permite que uma organização use recursos com sabedoria e gere mais lucro. Ao maximizar a eficiência e a produtividade por meio do aumento da automação em toda a organização, as empresas estão reduzindo seus custos operacionais gerais.

À medida que o cenário competitivo se torna mais complexo, a automação de processos de negócios permite que as organizações tomem decisões mais rápidas que ajudam a manter uma vantagem competitiva. Outros benefícios do BPA incluem-

1. Reduz os custos operacionais

A automação pode reduzir custos e gerar receita aumentando a eficiência e minimizando ineficiências. Ele ajuda pequenas e médias empresas que não têm tantos trabalhadores para concluir as tarefas.

Torna mais fácil assinar documentos, contratos e gerenciar despesas utilizando uma solução de software otimizada. Também minimiza o potencial de erro humano, economizando dinheiro minimizando erros imprudentes.

2. Melhora o Atendimento ao Cliente

Com um sistema automatizado de atendimento ao cliente, as organizações podem oferecer assistência mais rápida e precisa aos clientes, minimizando as despesas de mão de obra necessárias para executar as tarefas de atendimento ao cliente.

A utilização da IA ​​ajuda a responder rapidamente às perguntas dos clientes e dá acesso a recursos valiosos para ajudar os clientes a realizar o autoatendimento. Também melhora o tempo de resposta, pois feriados e fins de semana não afetam uma solução de software.

3. Aumente a Produtividade

A tecnologia que automatiza tarefas recorrentes pode liberar recursos e permitir que os trabalhadores realizem aspectos mais importantes de seus trabalhos. Por exemplo, uma organização pode usar o pagamento automático de contas para evitar taxas atrasadas e garantir pagamentos oportunos e precisos.

Os sistemas de software automatizados também podem fazer backup de dados rapidamente, publicar postagens de mídia social automaticamente ou segregar e-mails. Todos esses pequenos benefícios ajudam a aumentar a produtividade em toda a organização.

4. Aumentar o moral dos funcionários

Uma solução automatizada melhora o acesso às informações, simplifica as tarefas, minimiza o trabalho ocupado e agiliza as atividades. Em suma, torna o dia-a-dia do trabalho muito mais fácil para funcionários e gerentes.

Como a contratação de novos funcionários é um feito caro, as organizações precisam diminuir sua taxa de rotatividade e melhorar o moral dos funcionários. A utilização de uma solução de software otimizada para melhorar a qualidade de vida no trabalho do funcionário médio é uma maneira de garantir que isso aconteça.

5. Aplicar as melhores práticas

Quando os processos se tornam automatizados, eles se tornam padronizados. Os processos padronizados são conhecidos como práticas recomendadas porque são definidos como os métodos mais simples e rápidos para concluir tarefas. É mais fácil para os gerentes aplicarem as melhores práticas quando os sistemas de tecnologia as aplicam automaticamente.

Os gerentes não terão que se preocupar com os funcionários realizando a mesma tarefa de algumas maneiras diferentes. Tudo será simplificado, o que ajuda a aumentar o moral, a produtividade e a eficiência em toda a organização.

Por que as empresas devem usar software automatizado

Existem muitas soluções de software diferentes para organizações que buscam reduzir custos, aumentar o moral dos funcionários e melhorar a produtividade no local de trabalho.

Ferramentas de software automatizadas criam valor para uma empresa e seus clientes adquirindo novos clientes, lidando com interações com clientes, mantendo relacionamentos com clientes, gerenciando leads, melhorando as taxas de conversão e expandindo recursos de marketing. Alguns exemplos incluem-

  • Hootsuite – Ferramenta de gerenciamento de mídia social para otimizar campanhas de marketing e engajamento.
  • Shopify – Uma plataforma que permite às empresas gerar e gerenciar uma loja de comércio eletrônico com capacidade técnica mínima.
  • HubSpot – Atuando como um sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente, este software rastreia todos os pontos de contato com o cliente.
  • Salesforce – As organizações podem aprimorar sua presença digital automatizando tarefas de vendas, marketing, comércio e atendimento ao cliente.

Os benefícios incluem-

1. Reduz custos

Com a pressão para aumentar a rentabilidade, a redução de custos torna-se essencial. O software de automação aumenta o serviço ao usuário final e reduz os custos automatizando e simplificando muitas tarefas de trabalho intensivo.

Muitos servidores modernos operam com baixo custo, enquanto a despesa para empregar funcionários pode ser de 71% do total de despesas. A utilização de uma solução de software pode reduzir os custos em geral, melhorando a tomada de decisões, coletando dados em tempo real que identificam ineficiências e minimizando o custo de mão de obra.

2. Aumenta a eficiência

Como há uma maior dependência de computadores, há mais necessidade de sistemas para realizar tarefas mais complexas. As soluções modernas podem resolver pedidos pendentes e cargas de trabalho em lote, eliminando o tempo de inatividade entre os trabalhos e diminuindo a necessidade de intervenção do trabalhador.

Isso reduz o tempo necessário para concluir cada projeto e aumenta o número de projetos que uma pessoa pode concluir em um dia.

3. Mitigar o risco

O papel pode se perder, os documentos podem ser destruídos, mas um sistema de backup com integrações baseadas em nuvem dura para sempre. As empresas podem mitigar riscos e se preparar para auditorias usando uma solução de software automatizada que salva dados importantes para sempre.

Os sistemas de salvamento e recuperação de dados são automatizados para proteger a organização contra perdas, litígios ou danos acidentais ao hardware.

4. Aumenta a Confiabilidade

Como o potencial de erro humano diminui com a automação, a confiabilidade das informações aumenta naturalmente. Os usuários podem ter certeza de que as informações que acessam são legítimas e atualizadas.

Sistemas automatizados podem notificar usuários autorizados caso haja uma entrada fora do comum. Isso ajuda a fortalecer ainda mais a confiança que os usuários têm nos dados armazenados na organização.

5. Mantenha uma vantagem competitiva

No mundo de hoje, é impossível manter uma vantagem competitiva sem usar a tecnologia mais proficiente e atualizada. À medida que a globalização aumentou a automação, as empresas com processos manuais estão ficando para trás.

A automação aumenta a produção e a qualidade, dificultando a competição das organizações baseadas em manuais. A utilização de um sistema de software pode ajudar pequenas e médias empresas a manter uma vantagem em um cenário competitivo em constante evolução.

Principais conclusões

Em conclusão, aqui estão os principais pontos a serem lembrados sobre a automação nos negócios:

  • A automação de negócios é o uso da tecnologia por uma organização para realizar atividades e tarefas cíclicas no lugar do esforço manual. Ao remover o potencial de erro humano que vem de processos manuais, as organizações podem economizar dinheiro, padronizar as melhores práticas e melhorar a eficiência.
  • Os benefícios da automação comercial incluem a eliminação de papel, a liberação de talentos para tarefas importantes, o aumento da visibilidade, a melhoria das previsões, a identificação de ineficiências, a geração de novas vendas e a capacidade de permanecer aberto por mais horas. As desvantagens da automação de negócios incluem um grande investimento, perda de empregos e perda de flexibilidade.
  • Os benefícios da automação de processos de negócios incluem custos operacionais reduzidos, melhor atendimento ao cliente, aumento da produtividade, aumento do moral dos funcionários e práticas recomendadas aplicadas.
  • Os benefícios das ferramentas de software automatizadas incluem custos reduzidos, maior eficiência, riscos reduzidos, maior confiabilidade e a capacidade de manter uma vantagem competitiva.

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