O incontrolável avanço da Tecnologia da Informação com o passar dos anos fez com que as empresas fossem obrigadas a utilizar sistemas computacionais para suportar suas atividades. Geralmente, para cada empresa, vários sistemas foram desenvolvidos para atender aos requisitos específicos das diversas unidades de negócio, plantas, departamentos e escritórios. Porém essa divisão trouxe problemas como a dificuldade de obtenção de informações consolidadas e a inconsistência de dados redundantes, armazenados em mais de um sistema. Os sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) solucionam esses problemas ao agregar, em um só sistema integrado, funcionalidades que suportam as atividades dos diversos processos de negócio das empresas.

Com o passar dos anos, o incansável evoluir da Tecnologia da Informação fez com que as empresas passassem a utilizar sistemas computacionais para suportar suas atividades.

Fez-se comum o desenvolvimento de diversos sistemas que atendessem os mais específicos requisitos de cada empresa. Essa divisão, entretanto acarretou em problemas como a dificuldade na obtenção de informações sólidas e a inconsistência de dados redundantes armazenados em vários sistemas. A ferramenta (ou sistema) ERP (Enterprise Resource Planning) resolve essa questão uma vez que integra as funcionalidades que dão suporte as atividades dos diversos processos empresariais.

O ERP foi elaborado a partir da evolução de outra ferramenta, o MRP (Material Resource Planning). Nessa nova ferramenta foram agregadas funcionalidades de programação mestre da produção, cálculo de necessidades de capacidade, calculo detalhado de necessidade de capacidade, controle do chão de fábrica, controle de compras, Sales & Operations Planning, entre outros.

Assim o MRP deixava de atender não somente as necessidades de informação relativas ao cálculo da necessidade de materiais, para agora atender às necessidades de informação para a tomada de decisão gerencial sobre outros recursos de manufatura. Porém, antes de se chamar ERP o antigo MRP passou a chamar-se II (Manufacturing Resource Planning – Planejamento de Recursos de Manufatura).

Objetivados em aumentar o alcance dos seus produtos, os fornecedores de sistemas gerenciais desenvolveram mais módulos que se integrariam aos módulos de manufatura, mas agora com um escopo que ultrapassa os limites da manufatura. Exemplos de módulos são: o Gerenciamento dos Recursos Humanos, Vendas e Distribuição, Finanças e Controladoria, entre outros. Esses novos sistemas, capazes de suportar as necessidades de informação para todo o empreendimento, são denominados sistemas ERP.

Da necessidade do ERP

Uma vez que a necessidade dos clientes tem mudado gradativamente, com expectativas de que as empresas possam prover maior qualidade, produtos adequados, rapidez, menor preço, com melhores serviços e garantia de responsabilidade social, a internet passou a demonstrar possibilidades para as empresas realizarem negócios e melhorarem sua performance e lucratividade. Mais empresas buscam na internet a ajuda na otimização da divulgação de seus produtos e serviços para assim atender um número maior de possíveis clientes. Somado a isso, diversos outros ramos também tem procurado, por meio do e-commerce, estabelecer pontos de venda. Com o uso da internet foi possível aos negócios realizar, de formas cada vez mais automatizadas, interfaces diretas entre os sistemas das empresas envolvidas (clientes e fornecedores).

No cenário atual então é impossível imaginar uma empresa, seja qual for seu porte, que não trabalhe com um sistema ERP dando suporte tecnológico aos seus processos de funcionamento. Sites de compra ou e-commerce, SEM, e-Procurement, e demais funcionalidades de qualquer ERP, possibilitam a compra em qualquer lugar do mundo.

A carteira de clientes hoje é muito superior a de antigamente, na época da atuação regional, e para oferecer maior agilidade de vendas, faz-se necessário o domínio de novas tecnologias utilizando as práticas de CRM. O processo de informatização exige consequentemente investimentos em infraestrutura de rede e hardware, o que para muitos empresários é visto como algo desvinculado com a empresa, logo desnecessários.

Visando a informatização, tais investimentos além de necessários são contínuos e com o recurso virtual (internet) a informatização é hoje algo imediato. Está um passo a frente aquele que se adapta a trabalhar a cadeia da informação a seu favor, de forma mais rápida, como base de auxílio à tomada de decisões.

Abrangência de um sistema ERP

Não é possível que afirmemos que um sistema que funciona perfeitamente em uma empresa irá funcionar tão bem em outra empresa. Observa-se que situações nas quais um mesmo sistema atende a uma empresa, ele não atende a outra, mesmo que seja do mesmo ramo de atividade, observasse também que a abrangência que se deseja para os sistemas ERP deve ser levada em conta, pois afetam seus sustos. Formas de trabalho manuais ainda são comuns em algumas empresas, mesmo que sejam parcialmente automatizadas; por outro lado há empresas que são completamente automatizadas.

Dentro de um único módulo de um ERP, como exemplo, pode-se ter diferenças de escopo, ou seja, ter em uma empresa um módulo financeiro contemplando a atividade de “Controle Bancário”, enquanto em outra empresa tal atividade não está automatizada. Frente a essa problemática torna-se claro que um sistema ERP não é um produto único e instalável em qualquer lugar como só vendidos, mas sim uma solução que deve se moldar às características de cada empresa.

Algumas vantagens do ERP

O Sistema ERP possui algumas vantagens:
• Possibilidade de uma visão geral sobre o que se passa no negócio, isso se torna útil para os gestores, poupando-lhes tempo, e se lembramos de que tempo é dinheiro; nos sistemas tradicionais o gestor tinha que obter informações de cada divisão separadamente e depois integrá-las.
• Possibilidade de, uma vez obtidos os serviços ATP (Available-to-promise), o cliente saber quando sua encomenda chega o ato da compra, isto é possível devido à integração das unidades de negócio feita pelo ERP
• Medir o desempenho global da empresa sem ter que analisar departamento por departamento
• Uniformização dos processos de manufatura que se traduz em economia de tempo e acréscimo da produção
• Uma vez analisado pelos parceiros de negocio, o plano de integração passa a ter um controle melhor dos stocks, além de se reduzir os stocks, tudo isto leva a cortes nos gastos de aprovisionamento.

Características dos sistemas ERP

Os SIGs, ou os Sistemas ERP, nos últimos anos sofreram uma rápida evolução e com isso suas características também foram evoluídas e melhor definidas. Os Sistemas ERP para serem considerados com tal, possuem algumas características indispensáveis, sendo elas apresentadas no quadro a seguir:

Flexibilidade: Um sistema ERP é flexível de forma a responder às constantes transformações das empresas; operação sobre diferentes bases de dados, pois as informações podem mudar de áreas durante os processos;

Modularidade:  Sistema de arquitetura aberta, isto é, pode ser utilizado um módulo livremente, sem que este afete os restantes; suporte a múltiplas plataformas de software e hardware, pois muitas empresas possuem sistemas heterogêneos; facilidade de expansão e/ou adaptabilidade de mais módulos posteriormente;

Compreensivo Apto a suportar diferentes estruturas organizacionais das empresas, bem como a uma vasta área de negócios;

Conectividade Não ser confinado ao espaço físico da empresa, permitindo a ligação com outras entidades pertencentes ao mesmo grupo empresarial (multiempresas);

Melhores Práticas Possuir a seleção das melhores práticas de negócio do mercado; Simulação da Realidade Permitir a simulação da realidade da empresa com prospecções para os diversos módulos existentes, gerando sólidos relatórios e gráficos para auxiliar na tomada de decisões;

Funcionalidade É o conjunto total de funções embutidas em Sistema ERP, suas características e suas diferentes possibilidades de uso; Módulos São os menores conjuntos de funções que podem ser adquiridos e implementados, separadamente em um Sistema ERP. Normalmente, tais conjuntos de funções correspondem a divisões departamentais de empresas;

Parametrização É o processo de adequação da funcionalidade de um sistema ERP a uma determinada empresa através da definição dos valores de parâmetros já disponibilizados no próprio sistema;

Configuração é o nome dado ao conjunto total de parâmetros após sua definição, representando o conjunto das opções de funcionamento das diversas funções de um Sistema ERP;

Customização É a modificação de um sistema ERP para que este possa se adequar a uma determinada situação empresarial impossível de ser reproduzida através dos parâmetros já existentes;

Localização É a adaptação (através de parametrizações ou customizações) de Sistemas ERP desenvolvidos em determinado país para utilização, considerando aspectos como impostos, taxas, leis e procedimentos comerciais; Atualização São as “novas versões” disponibilizadas pelo fornecedor a fim de aumentar a funcionalidade e corrigir erros/problemas existentes.

FONTE: Teraware Soluções em Software e Internet, OUT/ 2012

Os Sistemas ERP podem ser divididos em módulos que possibilitam uma empresa implementar apenas partes do sistema que sejam de seu interesse, e, mesmo que a empresa deseje implementar todo o sistema, possa fazê-lo em etapas, para significar um processo.

Além disso a divisão conceitual de um Sistema ERP em módulos facilita a compreensão de seu funcionamento e a divisão de responsabilidades entre os usuários (quem faz o quê).

Os módulos ERP mais comuns são como segue:
• Módulos Estratégicos;
• Módulos Operacionais (ou módulos de controle);
• Módulos de Auxílio;

Módulos Estratégicos
São aqueles que estão mais sujeitos a questionamentos daqueles que os utilizarão, bem como os mais explorados atualmente pelo mercado, criando mais questionamentos do que respostas uma vez que se aproveitam das duvidas de ação dos gestores. Os mais conhecidos são CRM e SRM. Customer Relationship Management (CRM) – Visa à constante busca da Fidelização do cliente à sua marca ou produto. Trata-se do gerenciamento de atitudes, posturas e políticas de relacionamentos, que tem como objetivo manter seus clientes fiéis e constantes, não permitindo espaço para os concorrentes. Encontra-se no mercado, vários softwares sendo comercializados como soluções CRM, mas seja qual for o utilizado, nenhuma empresa irá vencer no mercado sem o conhecimento de como lidar com os relacionamentos com o cliente.

A tecnologia auxilia em muito as empresas que se dedicam as boas práticas de CRM, mas é imprescindível ao esquecer que o computador é uma ferramenta de trabalho e deve se focar no objetivo final. Observando o auxílio dado pela TI ao CRM, é possível notar condições básicas de funcionamento para todo sistema: Cadastro de Clientes – Além dos dados convencionais, como Razão Social, Endereços (cobrança, entrega, etc.), telefones e faz, E-Mail, nome dos contatos, etc., várias outras informações podem ser acrescentadas, melhorando ainda mais as condições de avaliação do potencial do cliente, como: quantidade de PDV, outras marcas concorrentes com as quais trabalha, marca preferencial,espaço interno destinado à linha de produto, etc. Outros tipos de informações também são incluídos para facilitar o trabalho como: time para o qual o comprador torce, preferências gastronômicas, datas comemorativas familiares, etc.

S.A.C. – Sistema de Atendimento ao Consumidor – São sistemas específicos para a realização de comunicação com o cliente, como o recebimento de críticas e sugestões, é importante os sistemas SAC terem preocupações como as do Call Center, no eu diz respeito ao dimensionamento de pontos de atendimento e, principalmente, na preparação dos seus atendentes.

Supplier Relationship Management (SRM) – O objetivo principal desse sistema é obter os benefícios do CRM, mas com foco em fornecedores fazendo com que seja bom na área de compras da empresa, e não mais com vendas. O gerenciamento do relacionamento com os fornecedores compreende o fortalecimento da parceria, a busca da integração dos dados e a automatização de todo o processo de aquisição de produtos, com o objetivo de redução de custos e tempo (cycle time) de compras. Sempre que uma necessidade de compras surge na empresa, através de uma Requisição de Compras, o sistema ERP dispara automaticamente, via E-Mail, um pedido de cotação (conhecido no mercado como RFQ – Request for Quotation).

E-Procurement e Strategic Sourcing – Essas duas ferramentas são de crucial importância para os sistemas SRM. Para se relacionar com seus funcionários, a empresa tem hoje as funcionalidades de um sistema de ERM, que comumente está escondido atrás da conhecida Intranet, um sistema de ERM pode compreender muito mais do que simplesmente disponibilizar o cardápio do restaurante da empresa, ou a lista interna de ramais e os aniversariantes do mês.

BI – Businness Intelligence – Mais um serviço utilizado com mais e mais frequência. Seu conceito baseia-se em uma estrutura de dados projetada para fornecer subsídios aos dirigentes da empresa para as suas tomadas de decisões; para tanto usa a base de dados corporativa da empresa, de onde extrai os dados necessários, criando os Data Mart, específicos para cada área de interesse. O conjunto de Data Mart compõe o Data Warehouse que é a base de dados a ser explorada pela ferramenta de BI. Normalmente essa ferramenta é desenvolvida visando uma apresentação interfacial mais amigável. Seus recursos incluem a geração de relatórios, planilhas, gráficos e recursos de explosão das informações em vários níveis de visualização

Módulos Operacionais
Os módulos operacionais se concentram em atividades administrativas, financeiras e comerciais. Pode-se dizer que o módulo estratégico é desnecessário para o funcionamento operacional. O tamanho da empresa e seu ramo de atuação define a utilização de quais módulos estratégicos devem ser utilizados. Porém quando falamos dos módulos operacionais, mesmo que a empresa não tenha áreas específicas para determinadas atividades, isso não significa que a atividade não exista na empresa.

Por exemplo, pode-se ter uma empresa de pequeno porte, onde não existe uma área de Compras, porém a atividade de comprar coisas existe na empresa, desempenhada por alguém e de alguma forma. Isso basta para que o processo de informatização das atividades operacionais básicas (financeiras / administrativas / comerciais) seja inevitável, esses módulos operacionais do ERP acabam existindo de uma forma ou outra, independentemente do tamanho da empresa ou de sua estrutura física interna. Também é importante ressaltar a questão cultural da empresa que é responsável pelo sucesso ou fracasso da automatização seja essa de que forma for que ocorra.

Módulos de Auxílio

O avanço da TI, mais especificamente dos microprocessadores, deram a possibilidade de se gerar documentos digitalmente o que em um ambiente de empresarial significa o uso de processadores de texto, planilhas eletrônicas e todas as demais ferramentas dessa natureza.

A quantidade de documentos digitais gerada cresce continuamente, exigindo ferramentas para controle de localização, atualização, versões e mesmo de temporalidade de guarda dos documentos. Com essa evolução constante surgiu a necessidade de algum tipo de ferramenta para Gerenciamento de Documentos, Document Management (DM). A tecnologia de DM foi inicialmente relacionada no gerenciamento de documentos de engenharia e normas técnicas, sendo, inclusive, uma das exigências da ISO 9000. Essa tecnologia permitiu a rastreabilidade das alterações dos documentos.

Hoje, a elevada quantidade de arquivos e a infinita necessidade do compartilhamento desses arquivos, tanto nas redes internas como na Internet, e o controle das atualizações em ambiente distribuído, são justificativa para a implantação de sistemas de DM que implementa, no mundo digital, muitas das funcionalidades já existentes nas aplicações de Records Management no mundo papel. Mais uma ferramenta dos módulos auxiliares é a tecnologia COLD, Computer Output to Laser Disk, que inicialmente foi introduzida para substituir a tecnologia COM, Computer Output to Microfilm, devido à redução de custos quando se armazenam as informações em discos ópticos comparados ao microfilme. Com o uso dessa tecnologia foi possível o armazenamento e gerenciamento de relatórios de forma digital. Devido à abrangência dessa tecnologia, em vez de COLD ela passou a ser chamada de ERM – Enterprise Report Management

Mudando para o ERP

Para uma eficiente passagem do modelo convencional para o sistema ERP, seguem-se os seguintes cuidados mais comuns:

Escolher o pacote de software ERP correto

É sempre uma árdua tarefa a escolha do sistema que deve ser comprado, treinado e utilizado, pois se qualquer tipo de erro vier a ocorrer o resultado aparecera nas etapas finais do processo da empresa, acarretando problemas muito grandes. Para se implantar um sistema ERP deve-se pensar principalmente em:

• Gerar um atendimento ao cliente claro;
• Definir qual etapa da empresa deve receber o sistema ERP, fazendo uso da modularização.
• Pesquisar vários desenvolvedores de sistema ERP, pois alguns oferecem mais funcionalidades que outros. Assim também não se deve focar o barateamento da compra, pois um software mais econômico pode não ter um modelo mais adequado às ações da sua empresa.